El que cal saber abans de posar en marxa un projecte de recerca internacional (o un gran assaig clínic): lliçons clau de gestió

Resumim les lliçons clau de gestió que vam aprendre en un gran assaig clínic perquè t'ajudin a planificar amb antelació i evitar obstacles en els teus projectes.

[Aquesta entrada ha estat escrita conjuntament per Sara Stanulovic i Mary Mael, gestores de projectes a ISGlobal].

L’assaig clínic de malària conegut com a BOHEMIA (Broad One Health Endectocide-based Malaria Intervention in Africa) arriba a la seva fi després de sis anys d’activitat. El seu objectiu ha estat avaluar si l’administració massiva (MDA) d’ivermectina podia reduir la transmissió de la malària. Es va dur a terme a Moçambic i Kènia, amb un enfocament porta a porta, i va comptar amb la participació de més de 20.000 persones en cada país. Es tracta d’un dels assaigs clínics més grans del seu tipus, i la seva execució ha suposat nombrosos reptes i una càrrega de treball considerable tant per al personal investigador com per als equips de camp.

En aquest article compartim algunes lliçons clau sobre la gestió del projecte, amb la voluntat d’ajudar futurs coordinadors i gestors de projectes a anticipar-se i evitar obstacles. Encara que algunes de les ensenyances són específiques per a assaigs clínics similars al de BOHEMIA, moltes també poden aplicar-se a estudis observacionals o altres iniciatives internacionals de recerca.

Estableix expectatives: defineix clarament el paper de cada entitat implicada

Abans d’iniciar una col·laboració que pot durar anys dins d’un consorci, és fonamental definir amb claredat el paper de cada entitat implicada. Fer-ho des del principi ajuda a evitar confusions i assegura la responsabilitat en el lliurament de resultats. Algunes preguntes clau que l’equip hauria de plantejar-se des de l’inici són:

• Qui supervisa quin equip, paquet de treball i/o tasca?
• Qui s’encarrega de la coordinació amb actors externs, inclosos els comitès ètics?
• Qui gestiona la protecció de la documentació local i qui garanteix que tots els arxius essencials del projecte estiguin emmagatzemats de manera segura i siguin fàcilment accessibles?

Quan es treballa com a entitat líder amb entitats associades en diferents països, és crucial definir el seu grau d’implicació. Sense una distribució clara de funcions, l'entitat líder podria, sense adonar-se’n, caure en el micromanagement o sobrepassar les seves responsabilitats, especialment si les entitats associades no assoleixen els objectius acordats.

A més de definir les funcions dins del consorci, és recomanable anar un pas més enllà i detallar les responsabilitats del personal de cada institució associada. Establir des de l’inici un organigrama per a l’equip de cada institució (inclosa la de l'entitat coordinadora) facilita la identificació del personal clau i assegura que totes les tasques estiguin clarament assignades.

Sara Stanulovic i Mary Mael.

Troba un mètode de comunicació eficaç

Una vegada definides les funcions i expectatives, és essencial establir un mètode de comunicació eficaç per mantenir un bon ritme en el projecte. Comprendre les preferències i estructures de comunicació de les institucions associades és crucial per a l’èxit de la col·laboració. En el projecte BOHEMIA, Slack va demostrar ser una eina molt efectiva, ja que proporcionava transparència i permetia fer un seguiment en temps real dels missatges sense resposta.

Coneix les institucions associades

Com en qualsevol projecte, els retards són inevitables, i això és encara més cert quan es treballa en un entorn en desenvolupament. És millor anticipar-se i estar preparat. Una de les lliçons més valuoses de BOHEMIA va ser la importància de conèixer les normes i els processos interns de les organitzacions associades. Per exemple, és crucial entendre els terminis per a la contractació, l’adquisició i els pagaments, així com identificar qui s’encarrega de cada pas dins de cada institució. No tenir una idea clara de quant temps trigarien aquests processos va contribuir a alguns retards en el projecte, cosa que ens va obligar a buscar solucions alternatives.

Compres internacionals: comença amb molta antelació

Depenent de l’estudi, pot ser necessari disposar de diversos equips i materials. En el cas de BOHEMIA, ens va caldre molt material d’oficina, equips d’entomologia, material de laboratori, equips de treball de camp i medicaments per a l’estudi. Algunes de les lliçons apreses a BOHEMIA són:

• Elabora una llista exhaustiva dels materials necessaris al principi de la fase de planificació.
• Determina quins articles poden adquirir-se localment i quins requereixen compres internacionals. Estableix un calendari per a les compres tant locals com internacionals, deixant temps suficient per a possibles retards.
• Inicia els tràmits per obtenir els permisos d’importació i organitza la logística d’enviament amb suficient antelació. Els retards són molt probables, especialment en el cas de medicaments i productes en investigació.

Personal: garanteix la continuïtat

La contractació de personal pot esdevenir un altre coll d’ampolla important. Tres de les principals lliçons apreses van ser:

1. Organitza l’equip de manera que almenys una persona tingui prou coneixement del treball d’un altre membre de l’equip.
2. Desa regularment els documents crítics del projecte en una carpeta compartida i transparent, com Google Drive.
3. Quan un empleat presenti la seva dimissió, anuncia immediatament la vacant.

Aprovacions reguladores i ètiques: prepara’t

Les aprovacions ètiques són essencials per iniciar qualsevol estudi clínic. BOHEMIA va requerir diverses aprovacions ètiques. Algunes lliçons apreses:

• Designar una persona responsable del seguiment de les sol·licituds als comitès ètics i les autoritats reguladores.
• Reunir-se amb els socis per planificar totes les aprovacions ètiques i normatives necessàries.
• Detallar les interdependències entre els comitès i els temps mitjans de resposta.
• Estar preparat per a possibles ajustaments en el protocol de l’estudi.
• Incloure un marge de temps suficient per afrontar retards.